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上海文件与档案管理制度
双击自动滚屏 发布者:admin 发布时间:2020-09-14 16:42:08 阅读:1次 【字体:

说明:本文主要为广大网友搜集整理了,上海市的 档案管理办规定,可以结合档案管理系统来落实实施细则。

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 文件与档案管理制

1、目的

为了对文件及档案进行控制,确保各使用部门可随时获得、使用有效的文件版本,防止错用作废文件,特制定本管理制度。


2、适用范围

本管理制度规定了本公司文件及档案控制的原则和方法,适用于文件及档案的控制。

 

3、职责

3.1公司总经理负责所有文件及档案的批准。

3.2公司行政人事部是文件的归口部门,负责文件的发放及技术文件编号的管理,并建立《文件目录清单》,对文件及档案进行控制和管理。

 

3.3公司各部门负责各自职责范围内文件的编制,并对本部门所使用的文件及档案进行控制管理。

4、工作程序

4.1文件的分类:

4.1.1行政管理工作形成的文件材料

(1)企业筹备期的可行性研究,申请,批准,企业章程;

(2)企业领导班子(包括董事会,股东会,监事会和经理层)

构成及变更,企业内部机构及变更;

(3)企业领导班子的活动;

(4)综合性行政事务,企业厂务公开,文秘,机要,保密,信访

工作,印鉴的管理;

(5)职工人事管理,劳动合同管理,劳动工资和社会保险,职

务任免,职称评聘;

(6)职工教育培训工作;

(7)医疗卫生工作;

(8)后勤福利,住房管理;

(9)综合治理,防范自然灾害;

4.1.2经营管理工作形成的文件材料

(1)企业经营战略决策;

(2)计划管理,责任制管理,各种统计报表,企业综合性统计

分析;

(3)资产管理,房地产管理,资本运作,对外投资,股权管理,

各种经营管理,产权变动,清产核资;

(4)属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理;

(5)企业信用管理,形象宣传;

(6)商务合同正本及合同有关的补充材料等;

(7)资金管理,成本价格管理,会计管理;

(8)物资采购,保存,供应和流通;

(9)经营业务管理,服务质量管理;

4.1.3生产技术管理工作形成的文件材料

(1)生产准备,生产组织,调度工作;

(2)质量管理,质量检测和质量控制工作;

(3)能源管理;

(4)企业管理现代化和信息化建设,科技管理;

(5)生产安全,消防工作,交通管理;

(6)环境保护,检测与控制;

(7)标准化工作;

4.14业务开发工作形成的文件材料

(1)市场调研;

(2)流程工艺;

(3)检验;

(4)销售与售后服务;

(5)质量与服务评优等;

(6)质量事故分析及处理;

4.1.6设备仪器管理形成的文件材料

(1)购置设备,仪器的立项审批,购置合同;

(2)设备,仪器的开箱验收或接收;

(3)设备,仪器的安装调试;

(4)设备,仪器的使用,维护和改造,报废;

(5)事故分析和处理;

4.1.6会计工作形成的文件材料

(1)会计凭证;

(2)会计账簿;

(3)财务报告及报表;

(4)其他会计文件材料;

4.1.7职工个人管理形成的文件材料

(1)职工的履历材料;

(2)职工的鉴定,考核;

(3)职工的专业技术职务评聘;

(4)职工的奖励与处分;

(5)职工的工资,保险,福利待遇等;

(6)其他记载个人重要社会活动的文件材料。

4.2文件的编制、审批

4.2.1 各部门负责本部门管理性文件的编写,行政人事部提供唯一性文件编号,并经行政人事部负责人审核确认后,由公司总经理签发批准后实施。

4.3 文件的收发

4.3.1 文件发布后,公司行政人事部按照发放范围将文件发放至各使用部门,发放时在文件封面或首页,注明发放号,并填写《文件发放登记表》,确保执行部门均能得到有效文件。

4.3.2由公司行政人事部人员负责技术文件的收发管理,并填写《文件目录清单》进行有效控制。

4.4 文件更改

4.4.1 文件需修订或更改时,由原编制部门或归口部门提出申请,经总经理审核、批准,由归口行政人事部组织文件修改。

4.4.2 文件更改时 , 文件主管部门向文件使用部门发出《文件更改通知单》,通知更改内容、方式、生效日期等事项。更改方式可采用划改、换页或换版。文件使用部门按要求修改,对换版文件和撤出的原页由使用部门收回统一销毁,并保留《文件更改通知》。

4.4.3

为了便于阅读 , 文件累计更改面积不得大于该页有效面积 1/4或划改次数不超过 5次, 否则须做换页或换版处理。

4.5 文件的管理、归档

4.5.1行政人事部负责文件的发放和管理工作。

4.5.2 各部门及文件持有人要妥善保管好文件,分类管理,便于查找,防止文件损坏或丢失。

4.6文件作废、破损和丢失的处理

4.6.1当文件作废时,由主管部门从所持有部门收回作废文件销毁,在《文件发放登记表》上注明销毁并在《文件目录清单》上注明作废。

4.6.2当文件破损严重影响使用时,使用部门应到发文部门换发文件同时必须交回破损文件。换发的文件仍用原标识,收回的破损文件应及时销毁。

4.6.3当文件丢失时,使用部门须提出补发文件的申请,报总经理批准后,发文部门给予原标识补发。原分发号标识的文件作废,并及时通知行政人事部在《文件目录清单》上注明作废。补发文件工作程序执行   4.3的规定。

5 相关记录、记录表格

文件发放登记表

 


为加强文件档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,保证公司文件的完整,便于查找利用,保管等工作,特制定本制度。



 
 

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