第一条为了便于本机关正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映本单位主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据国家档案局 8 号令，制定本规定。
第二条本规定中的机关文件材料是指本机关在其工作活动过程中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等各种门类和载体的历史记录。
第三条本机关文件材料归档范围：
（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（三）本机关需要贯彻执行或配合落实的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
第四条本机关文件材料具体的收集门类：文书档案、科技档案（基建档案、设备档案）、专门档案（会计档案、人物档案）、声像档案（照片档案和录音、录像档案）、实物档案、电子文件和资料。
第五条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期分为 30 年、 10 年。凡是本机关制发的法规政策性及重要的业务文件材料，召开的重要会议、重大活动的主要文件材料，本机关关于机构、人事等凭证性文件材料以及上级、同级和下级关于重要业务的批复、来文、来函、请示等文件材料属于永久保管；其他归档的文件材料属于定期保管。具体参见附件《文书档案分类方案与保管期限》。
第六条科技档案的归档范围：
基建档案：包括基建项目的依据性材料、基础性材料以及工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收过程中所形成的文件及图纸等材料。
设备档案：包括依据性材料、设备开箱验收、安装调试、运行维修以及随机图样等材料。
第七条专门档案的归档范围：
（一）会计档案
1、会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证；
2、会计账簿类：包括总账、明细账、固定资产台账（卡片）及其他会计账簿；
3、会计报告类：包括月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，以及其他财务报告；
4、其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单，其他应当保存的会计核算专业材料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
（二）人物档案
本单位主要负责人，省级以上劳动模范和优秀共产党员，以及为本单位、本行业发展做出重大贡献、有突出成就的人物档案材料。
1、名人职务活动的文章、报告、演讲稿、工作日记等
2、名人的作品和研究成果
3、与名人有关的证书、奖章、信函、纪念品等
4、名人活动的照片、录像带、录音带、光盘等
5、名人口述的历史资料
第八条声像档案的归档范围：
（一）本单位主要党政领导任职时的照片；
（二）记录本单位主要职能活动和重要成果的照片和录音、录像；
（三）记录上级领导和著名人物视察本单位的照片和录音、录像；
（四）本单位组织或本单位领导参加的重要外事活动和重大公务活动的照片和录音、录像；
（五）记录本单位重要会议、重大活动、重大事件等情况的照片和录音、录像；
（六）其他具有保存价值的照片和录音、录像。
第九条实物档案的归档范围：
（一）荣誉类：单位和单位负责人获得的锦旗、牌匾、奖状、奖杯、证书等；
（二）公务活动礼品类：公务活动中接收的有纪念意义的工艺品、字画以及其他具有特色的物品等；
（三）物证类：反映和佐证本单位、本行业重大活动、重大事件、重大案件的有纪念和凭证作用的物品等。
第十条电子文件的归档范围：
（一）文书档案的数字化全文；
（二）会计电算化材料及会计档案管理软件；
（三）永久期限照片档案的电子版及数码相机拍摄的数字照片；
（四）其他音频、视频形成的电子文件；
（五）业务档案中形成的电子文件。
机关对应归档电子文件同时收集其元数据和背景信息。
第十一条资料的收集范围：
（一）本单位的重要文件汇编；
（二）本系统上级或下级编印的出版物；
（三）与本单位主要业务有关和业务报刊和出版物；
（四）政府公报等政府公开信息；
（五）新闻媒体关于本单位有关情况的报道材料；
（六）本单位干部职工的论著、论文及其他作品。
第十二条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第十三条本机关形成的基建档案、会计档案的归档范围的档案保管期限分别按照《基本建设项目资料暂行规定》、《会计档案管理办法》的有关规定执行。实物档案保管期限为 30 年。电子、声像（照片、录音录像）档案的保管期限参照相应内容的文书档案执行。
第十四条机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
第十五条机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
第十六条机关文件材料不归档范围是：
（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
第十七条本规定自二 OO 九年一月一日起施行。
附件：文书档案分类方案与保管期限本机关文书档案是按照年度 - 保管期限 - 组织机构分类法分类整理。所有文书档案文件材料应先按其形成年度区分开来，同一年度的文件再按照其价值区分为永久、 30 年、 10 年，同一年度、同一保管期限的文件，按组织机构分类排列。具体分类方案及保管期限如下：
1、党组（机构 1）
永久保管：
1.1 党组会议记录和汇报材料
1.2 厅党组会决定事项
1.3 上级与本厅关于干部任免的报告、批复
1.4 关于机构设置、调整、人员编制的报告、批复
1.5 上级机关与本机关关于干部职工审查、结论、复议等报告
1.6 厅党组表彰决定
30 年保管：
1.1 本厅收发电报
1.2 上级党政机关颁发的针对本厅主管业务的文件
10 年保管：
1.1 中央、国务院、省委省政府等普发的文件
2、办公室（机构 2 ）
永久保管：
2.1 厅长办公会议记录、决定事项
2.2 厅务会议记录、决定事项
2.3 厅长碰头会议记录
2.4 本厅年度工作计划、总结
2.5 本机关编辑出版的各种统计资料、大事记、组织沿革、年鉴等
2.6 本机关关于启用印章、职责范围、名称更改的报告、通知、批复
2.7 关于处理人民来信来访的文件材料
2.7.1 有领导重要批示和处理结果的材料永久
2.7.2 重要的调查材料 30 年
2.7.3 无结果的材料 10 年
2.8 上级机关领导对本单位和本单位对下级机关检查工作中形成的文件材料
2.8.1 重要讲话、题词、录音、录像、照片等文件材料永久
2.8.2 一般性文件 10 年
2.9 本单位召开的工作会议、专业会议文件材料
2.9.1 通知、会议指南、代表名录、开幕词、闭幕词、报告、总结、会议讲座通过的规定、办法，照片、录音录像材料永久
2.9.2 会议讨论文件、典型材料 30 年
2.9.3 参考材料、参阅文件等 10 年
2.10 本机关与其他机关联合召开的会议文件
2.10.1 本机关主办的会议的重要文件永久
2.10.2 由其他单位主办的会议文件 10 年
30 年保管：
2.1 本机关关于文秘、宣传、档案、督查、保密、政务大厅等管理制度和办法
2.2 本机关表彰通报
2.3 本机关领导在调研活动中形成的文件材料
2.4 国土资源部及省属单位针对本机关工作的有关文件
2.5 关于对省人大、省政协提案答复
10 年保管：
2.1 本机关编制的各种文件汇编、工作通报、国土资源信息等
2.2 本机关上报的各类汇报材料
2.3 本单位参加非主管部门召开的会议需要执行的会议文件
2.4 国土资源部及省属单位普发的文件
2.5 本单位与有关单位协商工作的来往文件
2.6 下级机关报来的工作计划和总结
3、政策法规处（机构 3 ）
30 年保管：
3.1 国土资源规范性文件
3.2 国土资源地方性法规、规章
3.3 关于法律问题的答复、复函
3.4 行政复议、行政诉讼、征地补偿安置争议协调裁决卷宗
3.5 立法规划和计划
3.6 工作总结报告
10 年保管：
3.1 法制宣传资料
3.2 地方立法会签件
3.3 依法行政文件材料
3.4 专业会议文件材料
4、规划处（机构 4 ）
永久保管：
4.1 关于下达或调整土地利用规划的文件
4.2 对各市土地利用规划及建设用地的批复、复函
4.3 对建设用地折抵指标和指标置换、开发整理规划的批复
4.4 年度报表
30 年保管：
4.1 国土资源部关于城市建设用地计划的规定
4.2 关于全省建设用地增减挂钩、土地利用计划报告等
10 年保管：
4.1 关于建设用地问题的预审意见
4.2 关于建设用地问题的初审意见
4.3 上级关于国土资源规划计划的文件
4.4 业务会议文件材料
5、财务处（机构 5 ）
永久保管：
5.1 国土资源部、省政府、省财政厅等部门下达的各种计划和预算指标
5.1.1 年度或年度以上的永久
5.1.2 一般性的 10 年
5.2 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料
5.2.1 重要的永久
5.2.2 一般的 10 年
5.3 关于下达投资计划的文件材料
5.4 关于批复直属单位财务预算的文件
5.5 关于基本建设形成的文件材料
5.5.1 图纸、协议、审批手续等永久
5.5.2 一般性文件 10 年
5.6 本机关及所有单位报表
5.7 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
5.7.1 重要的永久
5.7.2 一般的 10 年
30 年保管：
5.1 本单位关于财务管理的规定、办法
5.2 关于内部审计的文件
5.3 政府采购方面的有关文件材料
10 年保管：
5.1 国土资源部、省政府、省财政厅等部门关于财政法规规章制度、办法等的文件
5.2 本单位有关财务工作的请示、报告
5.3 有关业务会议文件材料
6、耕地保护处（机构 6 ）
永久保管：
6.1 关于对各市政府耕地保有量和基本农田保护面积的指标下达和检查考核情况的文件
6.2 关于易地补充耕地的批复、通知
6.3 关于土地整理复垦项目规划设计变更的批复
30 年保管：
6.1 关于下达各种土地开发整理复垦项目计划的通知
10 年保管：
6.1 关于对国家和省投资土地开发整理复垦项目验收结果的通知
6.2 上级关于耕地保护工作的文件
6.3 有关业务会议的文件材料
6.4 有关耕地占补平衡情况检查考核的文件
7、地籍处（机构 7 ）
永久保管：
7.1 关于土地调查、土地权属、土地登记工作的批复
7.2 国土资源部关于地籍工作的规定、办法、批复等
30 年保管：
7.1 关于变更地籍调查及地籍信息系统建设技术设计的批复
7.2 关于土地调查、土地权属、土地登记工作的报告、通知等
10 年保管：
7.1 一般性工作的请示、通知、报告等
7.2 有关业务会议的文件材料
8 土地利用处（机构 8 ）
永久保管：
8.1 企业改制土地资产评估与处置的文件
8.2 关于土地级别调整和基准地价更新成果的批复
8.3 国土资源部、省政府关于土地利用方面的规定、办法等
8.4 有关统计报表
30 年保管：
8.1 关于下达年度土地资产收益指导性指标的文件
8.2 关于国有土地使用权方面的文件
8.3 关于国有土地使用权出让方面的文件
10 年保管：
8.1 关于全省土地资产收益核查情况的报告
8.2 贯彻上级文件的报告等
8.3 业务工作会议文件材料
9 征地管理处（机构 9 ）
永久保管：
9.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料
9.2 国土资源部对本省建设用地审批的文件材料
9.3 关于建设用地工作的通知
30 年保管：
9.1 对建设用地的审查意见
10 年保管：
9.1 关于建设用地工作的总结、报告、请示
9.2 专业工作会议文件材料
10 矿管处（机构 10 ）
永久保管：
10.1 关于划定矿区范围的批复
10.2 关于颁发、新立、变更、延续采矿许可证的批复
10.3 关于探矿权采矿权出让转让、拍卖方面等的批复
10.4 关于对各类违法采矿情况的调查、处理等
10.5 关于确认采矿权价款的文件
10.6 关于矿山纠纷的文件
30 年保管：
10.1 关于矿产资源补偿费方面的文件
10.2 关于整顿和规范矿产资源管理秩序工作的文件
10.3 上级机关有关矿产资源管理工作的规章制度、办法等
10.3.1 需长期执行的 30 年
10.3.2 一般执行的 10 年
10.3 关于矿山安全生产的文件
10 年保管：
10.1 贯彻落实上级关于矿产资源管理工作的报告、汇报等
10.2 有关专业会议文件材料
11 资源储量处（机构 11 ）
永久保管：
11.1 关于建设用地压覆矿产资源的批复、复函
30 年保管：
11.1 关于矿产资源储量评审备案的文件材料
10 年保管：
11.1 关于地质资料汇交的文件材料
11.2 关于矿产资源储量管理工作的文件材料
11.3 关于矿泉水管理工作的文件
11.4 专业会议文件材料
12 地质环境处（机构 12 ）
永久保管：
12.1 对地质灾害危险性评估的文件材料
12.2 本单位关于地质公园建设的文件
12.2.1 批复或重要的通知永久
12.2.2 一般性文件 10 年
12.3 矿山环境、地质环境监测等文件材料
12.3.1 批复或重要通知永久
12.3.2 一般性文件 10 年
10 年保管：
12.1 关于地质灾害防治工程资质的文件材料
12.2 本单位关于地质灾害防治工作的文件材料
12.3 上级机关关于地质灾害防治工作的文件
12.4 年度地质环境工作总结
12.5 专业会议文件材料
13 地质勘查处（机构 13 ）
永久保管：
13.1 关于下达年度矿产资源补偿费地质勘查项目计划的文件
13.2 关于探矿权采矿权招拍挂工作的文件材料
13.3 关于探矿权新立、变更、延续、保留、注销、转让、吊销、备案等文件材料
13.4 关于地质勘查资质的文件材料
13.5 地质调查备案的文件材料
13.6 关于探矿权监督管理的文件材料
30 年保管：
13.1 关于油气矿业权监督管理的文件材料
13.2 地质勘查管理文件
10 年保管：
13.1 年度工作总结
13.2 专业会议文件材料
14 测绘管理处（机构 14 ）
永久保管：
14.1 关于下达测绘工作任务的文件
14.2 关于测绘资质认证、年检的文件材料
30 年保管：
14.1 关于测绘管理的法规规章制度、办法等
14.2 关于对外提供测绘成果的批复、通知
10 年保管：
14.1 国家测绘局关于测绘管理工作的文件
14.2 关于测绘市场治理整顿的文件材料
14.3 关于测绘统计工作的文件
14.4 专业会议文件材料
14.5 测绘工作年度总结报告等
15 执法监察局（机构 15 ）
永久保管：
15.1 关于违反《矿产资源法》案件价值鉴定
30 年保管：
15.1 关于土地市场违法违规问题的处理情况、调查报告
15.2 有关表彰通报
10 年保管：
15.1 关于整顿和规范土地市场的文件
15.2 上级部门关于整顿和规范土地市场的文件
15.3 专业会议文件材料
15.4 年度工作总结报告
16 科技与外事处（机构 16 ）
永久或 30 年保管：
16.1 关于科技奖评定的文件材料
10 年保管：
16.1 有关科普宣传工作的文件
16.2 关于社团管理的文件
16.3 关于干部出国审批的文件
16.4 年度工作总结报告
16.5 专业会议文件材料
17 人事处（机构 17 ）
永久保管：
17.1 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料
17.2 本机关关于人事任免的文件
17.3 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
17.3.1 受县级（含）以上表彰、奖励的永久
17.3.2 受县级以下表彰、奖励的 30 年
17.4 对本机关有关人员的处分材料
17.4.1 受到警告（不含）以上处分的永久
17.4.2 受到警告处分的 30 年
17.5 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料
17.6 人事考核、职称评审工作文件材料
17.7 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根
17.8 人事工作统计报表、职工名册
17.9 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制等文件材料
30 年保管：
17.1 人事工作制度、规定、办法等文件
17.2 上级机关关于人事工作的文件
10 年保管：
17.1 干部教育培训工作文件材料
17.2 专业会议文件材料
17.3 工作总结报告
18 机关党委（机构 18 ）
永久保管：
18.1 党、团、工会工作活动中形成的文件材料
18.1.1 工作报告、总结、换届选举结果永久
18.1.2 重要专项活动的报告、总结等永久
18.1.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料永久
18.1.4 情况反映、工作简报 10 年
18.2 党团员奖惩意见、决定等
18.3 党、团、工会组织统计表
10 年保管：
18.1 关于政治思想教育文件材料
19 离退休干部处（机构 19 ）
10 年保管：
19.1 上级机关关于离退休干部管理工作的文件材料
19.2 本机关关于离退休干部管理工作的文件材料
19.3 本机关关于离退休干部文体、医疗保健等工作的文件材料
20. 纪检监察（机构 20 ）
永久保管：
20.1 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料
20.1.1 重要的永久
20.1.2 一般的 30 年
20.2 对违纪干部的处理报告、决定、通报等
30 年保管：
20.1 上级机关关于纪检监察工作的文件材料
20.1.1 重要的 30 年
20.1.2 一般的 10 年
20.2 纪检监察工作计划、报告、总结
10 年保管：
20.1 关于党风廉政建设工作文件材料
20.2 专业工作会议文件材料
注：本表所列 “重要的 ”是指方针、政策、法规性的文件，或标的数额巨大、涉及重大产权问题，对现实工作具有重要凭证作用和对社会国家具有历史研究价值的文件材料； “一般的 ”是指一般在日常工作中具有查考利用价值的文件材料。