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文书档案管理系统(二)
发布者:admin发布时间:2021-02-20 17:46:02阅读:71

文书档案要应用档案管理系统进行电子化管理,除了对归档有要求,对于档案借阅也需要规范化管理,这样在电子化管理过程中才好遵照这些规定来进行借阅管理。

对于文书档案的借阅,一般有以下要求:

1、  应在档案室设立《档案借阅登记簿》。凡是借阅的人都需要做一下简单的登记手续,借阅原因,以便跟档案管理系统里面的借阅记录相对照。

2、  可以根据企事业单位的实际情况,将文书档案分为保密档案,重要档案和一般档案等。

3、  由于工作需要借阅机密,秘密类的档案时,一般需要相关部门主管,经理,副总等签字,方可借阅;如果是保密类的,则应该由总经理签字方可借阅。

4、  借阅一般性文书只需要部门相关负责人同意即可。

5、  借阅文书档案一般不应超过一天,使用后应当及时归还档案室。超过一天的需要向档案室说明情况,否则应按单位制定相关的经济处罚措施进行处罚。

6、  借阅人应当妥善保管本人借阅出来的档案,不得毁坏,遗失,复印,涂改或转借他人,如果发生泄漏应当及时向领导汇报,采取补救措施。如果给单位造成经济损失的,要依据单位相关的处罚措施进行处罚,造成严重经济损失者有可能面临开除。

7、  确实因工作需要需复印文书档案的,须经部门主管签字,使用后原件及复印件都应当归还档案室。如果出现无法拿回复印件的情况,需要报公司领导审批,并向档案室做相应的登记说明。

    8、带有密级的文书档案一律不得带出单位,确实因工作需要要带出去的,需要报公司领导审批,并向档案室说明,否则单位将按故意泄密处理。
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