一、采用合同档案管理的目的

采用手工管理合同档案，由于涉及的部门众多，需要管理的合同也参差不齐，因此造成信息不集中，实时性不强，导致各部门协作，业务流程组建，监控制度执行方面效率不高，费时费力等问题。靠手工和普通word、excel管理已很难满足各公司发展需要，因此，急需引进一款信息化的合同档案系统来解决这些问题。

二、企业合同档案管理的现状

目前集团多个主体，一个主体下多个一级中心、二级部门，合同产生后归档意识差，人员发生变动时，合同容易丢失及损毁。具体面临的挑战，表现在如下方面：

1)合同归档困难：由于合同数目多，参与人员多，合同归档进度的控制不统一，归档不及时、不完整，基本靠手工和普通word、excel管理已很难满足公司发展需要，并且当领导查看了解某一合同情况时存在很大障碍。

2)信息汇总困难：由于不同部门的数据格式不统一，采集也不能够及时，采用手工或EXCEL管理时，汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确，

3)文档管理困难：传统纸质合同与电子版合同共存，通过excel表格管理档案，存在文档信息统计困难。对于不同的人员想阅读参考合同时，存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解合同文本时需要耗费很多时间，对于领导的决策时间有一定的影响。

4)文档借阅困难：档案管理人员需要在大量的档案中，手动筛选文档是否保存在我部门，并缺少对合同内容的把握，不能准确地找出相应的合同文件，使得档案的利用率很低。

三、合同档案管理系统的主要功能

合同分组设置：可按实际需要来设置合同分组（分类）。

合同台账：记录合同的主要信息，相关文本信息录入。

合同文档分类设置：可按实际需要来设置合同文档或附件分组（分类）。

合同模版打印：支持Word，Excel模板，按照模板打印，模板设计非常简单。

合同附件管理：可上传JPG，PNG，PDF，WORD，EXCEL，视频，音频等常用格式的文件。

合同过程管理：

合同收款计划：按各合同约定的收款时间制定收款计划。

合同收款：可直接按合同金额收款或者选定收款计划进行收款。

合同付款计划：按各合同约定的收款时间制定付款计划。

合同付款：可直接按合同金额付款或者选定付款计划进行收款。

合同执行：详细记录合同各时段的执行情况。

合同借阅：详细记录合同借出及还入的情况。

发票管理：详细记录合同的开票情况。

合同提醒：针对合同的收款，付款，合同到期等各项事务进行提醒。

合同报表：

合同管理软件首页图表：进行系统主界面，可以看到各种提醒，合同分类的图表及待处理事务。

      合同统计报表：针对合同收款，付款，执行，开票等自动统计出来的各个报表。

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