数字化档案管理系统是利用现代信息技术手段，将传统的纸质档案、音像资料等物理载体上的信息转化为数字形式，并通过档案管理软件系统进行收集、整理、存储、检索、利用和共享的过程。

以下是对数字化档案管理系统的详细介绍：

一、组成部分

数字化档案管理系统通常分为日常业务管理、档案数字化采集系统和数字化档案查阅系统三大部分。其中：

1.日常业务管理系统主要实现档案日常管理工作，包括对档案材料的收集、鉴别、整理、缺少材料登记、审核、移交、统计、查阅等业务处理功能。

2.档案数字化采集系统主要批量完成对纸质档案材料的数字化采集处理功能，系统提供了目录编辑、档案采集、数据审核三大功能，并利用现代化网络技术，实现多人多客户端，对多本档案，不同材料同时采集处理能力。

3.档案查阅系统采用B/S（浏览器/服务器）模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。

二、 主要功能

1.存储管理：系统可以存储各种类型的档案，包括纸质文件、电子文档、图像、音频和视频等。支持对档案进行分类和标签，便于用户检索和查找。

2.查询检索：提供关键字搜索、分类浏览等多种查询方式，帮助用户快速找到所需档案。支持高级搜索功能，允许用户根据多个条件进行组合查询。

2.档案借阅：支持发起档案借阅申请和借阅审批，用户可以方便地查看档案借阅流程以及借阅内容。

3.权限设置：设置不同用户的访问权限，确保档案的安全性和保密性。可以根据角色分配读取、写入、修改、删除等权限。

4.流程管理：对于需要审批和流转的档案，可以自定义审批流程，包括审批步骤、责任人、时间限制等，提高工作效率和流程的规范性。

5.报表生成：生成各种报表和统计图表，用于分析档案的使用情况、存储空间等，有助于管理层进行决策和资源规划。

三、 主要特点

1.高效性：数字档案可以实现电子化管理，通过电子设备快速获取和检索信息，提高了档案管理的效率。

2.安全性：数字档案可以进行密码保护、备份和加密，降低了资料灭失的风险，提高了信息的安全性。同时，数字档案管理系统采用多种安全措施，如加密、防火墙等，保障档案信息的安全。

3.统一性：数字档案可以以统一的格式进行管理，便于不同机构间的信息交流和共享，提高了档案利用的效率。

4.多媒体：数字档案可以集成多种形式的媒体资源，如文本、图像、音频、视频等，丰富了档案的呈现方式。

5.节省空间：数字化存储大大节省了物理存储空间，同时便于长期保存，减少了档案的存储成本。

四、应用领域

数字化档案管理系统已在政府机关、军队、金融机构、医疗机构、教育机构、图书馆等众多领域得到广泛应用。例如，在医疗机构中，该系统实现了患者病历的数字化管理，极大地方便了医生查阅、诊断及患者跨院就医信息的共享；在图书馆，则实现了图书、期刊、古籍等文献资源的数字化保存与远程访问，促进了知识传播与学术研究。

五、发展趋势

随着人工智能、大数据、区块链等技术的不断融合，数字化档案管理系统将更加智能化、个性化。

总之，数字化档案管理系统以其高效性、安全性、统一性和多媒体等特点，在现代档案管理工作中发挥着越来越重要的作用。未来，随着科技的不断进步和应用领域的不断拓展，数字化档案管理系统将迎来更加广阔的发展前景。