使用人事档案管理系统能给我们带来哪些好处

您是不是还在运用手工记录的方式来管理人事档案呢？是不是还没有使用系统管理的习惯呢？是不是感觉使用档案管理系统还不如人工笔纸记录好呢?是不是对系统管理还有排斥呢？不管是什么原因让您对档案管理系统产生排斥，那有没有发现原来早期的手工记录都会遇到以下的这些问题呢？

1、人和人事档案分离现象严重。由于市场经济体制，企业员工的流通性大大加强，流动性较为频繁。这样的情况也就造成了现今在人事档案的管理过程当中人和档案分离的情况越来越多，不能够很好的查询到当事人的实际状况。

2、档案的流通性差。纸质管理的话，这些档案一般都是放在档案室，如果相关部门要查看的话，又是要写申请有是要找相关负责人，走程序的时间比实际查看的时间都要多的多。

3、档案管理管理不便。这些档案都是记录在纸张上，大家都知道，纸张的话都是很容易破损，还会受潮，不管是使用还是保管都是有使用期限的。这种对于要长期存档十分不便。

如果要是换成是人事档案管理系统又会怎么样呢？

1、人事档案信息这块，如果是网络版的话都可以允许员工自己来输入个人的信息。这样的话就可以绝对的避免员工档案信息在传递过程中出现的错误，使人事信息精准有效。

2、流通性的问题，网络版是可以实现数据共享的，当然有人会说那样的话那这些档案信息不就不安全了吗？其实，这个是可以控制的，人事档案管理系统是可以选一个人作为系统的管理员，这个管理员可以赋予不同用户不同的权力的。这样的话，就不是所有的人都能看到这些信息了。

3、人事档案系统里的信息，可以说除非是您不需要这些记录，自己删除，要不能这些数据都是会存在的。您是不是想说那要是电脑出问题了那怎么办呢？没关系，系统可以备份数据的，只要定期备份一下数据，即便是这台电脑出了故障不能用，只要把备份的数据放到其他电脑，还是可以同样使用的。

4、这点是使用人事档案系统最大的方便之处了。就是可以很快的定位个人信息，如果说是员工信息多的企业的话就深有体会的，全身纸质资料的话，要查找一个人的信息都不知道要翻看多久，严重影响办事效率。其实，统计方面，纸质档案管理是不是要自己逐个统计呢？有了人事档案管理系统的话，只要把这些数据都录入到系统，有关的统计都会自动生成报表，既方便又不会出错。

这么看来，人事档案管理系统算不算是各位HR的利器呢？