浅谈电子档案管理

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　 随着办公自动化的深入发展，以纸为文件的主导介质，将要让位于数字代码序列的电子形式。电子文件如何归档是当今档案界共同面对的问题。什么是电子文件？电子文件是指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。电子档案的特性是：数字化的信息形态、对设备的依赖性、载体的非直读性、信息与载体的相分离性、信息的易更改性、信息的共享性等。这些特性决定了电子文件收集、整理、归档、上交档案馆的复杂性，电子档案长期保存的困难性，电子文件、电子档案在管理和开发利用中的严重不安全性，创建电子文件归档与电子档案管理的理论、方法、技术、标准的复杂性。而超易电子档案管理软件，则可以助你轻松解决上述问题。

　 电子文件归档不同于纸质文件归档，因为电子文件是数字化的，存储在计算机外存储器上，传递在计算机网络上，它的归档是属于无纸形式，是在一定的软件技术（如超易电子档案管理软件）环境下进行的，需要采取一系列技术保障措施，才能使归档的电子文件具有纸质档案的功能。它的归档程序、归档的组织领导、归档时间、归档范围、归档份数、归档要求、归档方法、归档鉴定等都与纸质文件归档有区别。

　 保管电子档案与保管纸质档案是有区别的。在纸质档案保存时，人们是在防虫、防霉、修裱加固、字迹恢复等方面下功夫。而保管电子档案，则需要依据其特性和软硬件平台的变更，在确保电子档案长期处于可用性、可存取性、可理解性上做“文章”。 而超易电子档案管理软件就是这样的一款多功能实用性软件。

　 电子档案利用与纸质档案在使用上也是有区别的。电子档案运用一般有直接运用、提供拷贝、通信传输等方法，由于运用的方式和所依赖的技术是多样化的，因此它的运用远比纸质档案复杂。因此，采取超易电子档案管理软件，加强对电子档案运用的管理，就显得特别重要，特别是安全、保密方面的管理。

　 电子档案管理需要有比较完善的技术条件，主要是根据所保存电子档案具体情况，配置计算机软硬件平台。从发展角度看，主要是数据库系统、网络设备及相关的软硬件。数据库是“源”、网络是通向各接收和使用单位的“线”，各接收及使用单位是“点”，点、线、源构成接收、利用、管理的整体。

　 电子档案的管理环节，应在纸质档案管理环节的基础上，增强电子文件形成的参与和电子档案长期保存。两者根本的区别是电子档案管理的各个环节技术含量高。电子档案管理，实质是一项系统技术工作。所以，要求电子档案管理人员必须具备档案管理基础知识、计算机应用等方面知识，还要具备一定的外语能力。而超易电子档案管理软件可以让管理人员的管理事半功倍。

　 电子文件归档、电子档案管理与开发利用、电子档案长期保存，涉及到许多方法、技术、标准的建立，甚至档案管理理论及方针、政策的变更，这就需要我们在今后相当长时期内，应用超易电子档案管理软件，认真研究、实践，逐步加以解决。

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