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超易工程合同管理系统流程版解决方案
双击自动滚屏 发布者:admin 发布时间:2018-08-20 09:33:13 阅读:299次 【字体:

一、使用超易合同管理系统的必要性

1.在整个项目实施过程中,各部门缺乏交流平台,数据不能共享,沟通不畅,更多的时间都是花费在各部门的协调上。

2.合同信息多,记录繁杂,并且易出错,如果要查找其中的资料更是难上加难。

3.合同执行过程中,付款笔数太多,执行人员和管理人员难以准确掌控收付款状况,经常会造成帐、款不符,合同金额的交付情况不清晰,数据难以准确控制。

4.制定报表费时费力,数据采集难度大,数据准确性没有保障,要存档更是困难。

二、.使用超易合同管理系统的好处

1. 无纸化作业,简单方便,信息随时共享,各部门协调更加畅通,工作效益大大提高

2. 与项目采购管理有关的信息都可以记录到系统,方便存档及查询

3. 系统中强大的监督管理体系,在采购及付款的每个环节都有一套严格的审批流程,完善了企业的监督系统

4. 系统生成一系列完善的报表,为企业决策者提供了正确无误的数据支持

三、系统特点

1.安全性好

首先,数据都是存放在客户电脑,客户不需要担心数据被第三方泄露。其次,软件登入密码、数据库密码及加密狗三重安全保障。登入软件需要输入数据库密码,打开软件需要软件登入密码,最后还要有我们的授权加密狗对软件进行验证才可以正常读取数据。还可以通过对用户名和加密狗进行绑定,即便拥有了用户名及密码但是没有插入与之相匹配的加密狗,一样是不能进入系统。可以说三重保护重重相关联,安全系数极高。

2.操作简单

系统功能分布清晰,类似于excel的操作界面简单方便,符合现代企业员工的操作习惯。

3.自定义功能强大

自定义功能作为超易独家特色功能,目前在国内仅此一家,具备软客户自定义一些自己想要的内容而无需开发商修改,超易公司也是国内首家提出软件DIY的概念。

自定义显示功能

1)自定义显示字段功能:想显示哪些字段,不显示哪些字段,字段显示的前后顺序,都可以设置。

   

2)自定义字段名称功能:可以把字段名称显示为您想要的名称。

   

3)自定义字段的格式:可以设置数据类型:日期型,文本型,数字型等。另外可以设置小数位数。

   

4)自定义字段的对齐方式:可设置字段内容显示为左对齐、右对齐或居中。

自定义查询功能

可以根据自己的需求设置哪些字段为查询字段,自动生成组合查询条件,国内唯一能够做到此功能的。

自定义表单设计功能

可以根据自己的需要设计表单录入界面样式,适应千变万化的合同录入类型。     

自定义设计报表

类似于Excel的报表设计模式,国内领先的报表设计模式。

自定义导入功能

    可以方便从Excel导入数据,系统初始化无忧。

4.功能强大

系统支持导入功能,方便用户初始化使用系统。强大的查询功能根据客户需要设置查询字段。同时支持导出功能,满足用户导出不同需求的报表。

 

四、系统功能

1.系统介绍

超易合同管理系统,是公司历经十数载研发,结合客户的实际情况,在实践中不断更新升级软件功能,最终推出了一款适用于大中型企业的合同管理系统。超易合同管理系统以合同管理及工程项目管理为核心,针对大中型企业在项目合同下所涉及的物资进行采购管理帮助企业对项目进行全方位管理。

超易合同管理系统专注于企事业单位项目下的合同管理尤其突出了合同管理下的收付款管理流程管理,帮助企业决策者提供强有力的数据支持。

2.产品架构

产品架构图

3.往来客户资料

1)客户资料管理

a.分组管理:可以根据公司需要建立不同客户分组,方便对客户有效管理

b.可以详细记录客户信息最基本的信息情况如:名称、联系人、职位、电话等,并且可以参照自定义字段功能添加修改其他需要记录的客户信息

c.强大的查找功能:随心所欲自定义要查找客户的所有字段

d.快速导入导出客户信息:支持excel自定义导入或导出功能导入相关客户资料

2)公司资料

可以记录本公司的名称、地址、电话、网址等信息.

 

数据接口功能

u 灵活的数据导入,可将期初数据导入到新系统的成功率达到100%

u 可方便导入导出Excel资料

u 提供了合同分类合同编码等系统数据导入、导出功能

u 主商品资料,合同图片上传功能

合同管理

合同流程设置

超易合同管理系统需要逐级审批的流程有两种一个是审批合同另一个是审批付款。可以根据不同类型的合同设置不同的审批流程,根据合同金额大小的不一样设置不同的付款流程。由起草合同或者是发起付款的用户来选择适合的流程。

合同分组管理

a.合同类型分组管理:可以随意设置合同类型分组级别

b.可以按照施工承包合同分组,也可以其他合同设置需要进行分组可以方便设置每个用户的查看权限,以及设置用户的操作权限。

c.可以无限制设置合同分组级别 

基础合同资料管理

a.合同类型、合同分组、合同所属分组、工程名称、合同金额、保证金、结算金额、开票金额、合同的天数

b.合同地点、签订日期、所属部门、责任人、币种、收费方向、合同执行方式、合同订立形式、

c.合同修改日期、合同开始日期、合同截止日期、合同状态、甲方负责人、乙方负责人、文件路径等几十项合同的基本资料

合同收付

a.记录合同已收款和尚未收款的金额 ,使合同下的收付金额一目了然

b.可直接引用【合同收付款计划】

合同扫描

a.用来管理合同的扫描件,更直观详细的看到原合同签订的内容

b.扫描件可以真实反映合同原文件,保留时间及方式比纸质更有优势

c.还可以存放甲方单位的资质情况图片如营业执照复印件、检验检测报告、产品合格证等其他相关证件

合同附件管理

可上传合同电子档,快速查看原合同 ,也可以上次其他与合同有关的电子档案

合同提醒 

可设置合同到期提醒、合同收款提醒、合同付款提醒、合同事务提醒等,到期系统弹出提示

报表统计检索

合同统计表、合同收付概要、合同收付汇总表、合同收付明细表、合同提醒报表、合同事务提醒、合同执行列表

系统操作流程

1)由合同起草人发起一个合同,发起时选择具体要审核的流程。在发起合同的过程中填写好合同的基本信息,如果合同金额较大应该提供这个合同涉及的相关资料存放到合同附件中,提供给作为审核人判断是否通过的参考依据。

2)需要对发起合同进行审批的用户,登记系统对要进行的审批的合同进行审批,填写好审批结果及审核意见。如果是不同意通过审核,可以填写不通过的原因及修改建议。不通过后这个合同将再次回到发起人那里进行修改,修改好后可以继续发起审批。

3)当合同审批完成都通过此合同的条款后,可以进行合同的其他操作,尤其是付款,只有等合同审批通过才可以进行对合同发起付款审批。

4)合同付款审批。合同付款可以分多次进行付款审批,审批的金额不能超过合同的总金额。合同付款审批发起后,由具体需要的审批的用户逐级进行审批,审批通过后打印出审批意见提供给财务进行付款操作。

系统设置管理

1)操作员及权限管理

1.系统管理员可以添加所有需要登入软件人员的用户名并拥有软件所有操作权限。并且可以给其他的用户名分别进行相应权限的授权管理

2.其他人员可以修改自己登入系统的密码及实现操作员所授予的相应权限的操作。

2)数据备份及恢复

1.为了数据更安全可靠,建议您定期备份数据,软件的数据备份功能可以一键备份好数据,操作非常简单。

2.一旦出现系统崩溃或其他电脑故障,可以用数据恢复功能把备份好的数据完全恢复回来。

3)系统日志

可以记录各个操作员登入系统的操作情况。 管理员可以看到其他用户登入系统的操作情况,权责分明。

 

 

 
 

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