重点说明一下:本章节主要讲述采购员主要操作,采购员必须详细了解本章节的操作功能模块。
采购管理系统的基本流程模块是:
1.采购计划:各个部门可以根据自己部门的需求制定采购计划提请领导审批,审批流程。
2.采购申请:汇总的采购计划集中在一起,也可以针对单个采购计划,进行采购申请走审批流。
3采购报价:选择三家供应商对比,分别列出三家供应商的价格,然后选中中标的供应商。
4.采购订单:可以从中标的供应商中,选择下采购订单预定,支持引用采购报价单。
5.采购入库:采购订单下完之后,商品采购到位后,可以进行采购收货和验收,采购入库可以引用采购订单。
6.采购退货:对于采购多余的商品或者不合格的商品,进行退货处理,采购退货可以引用采购入库单。
7.采购付款:针对供应商进行付款操作,可以直接查看应付记账。
因为本系统主要是仓库管理系统,并非单独的采购管理系统,故简化采购处理。
本系统提供采购管理主要功能模块有:
采购订单:直接针对供应商,下达采购订单,可以查看采购订单的执行到货情况。
采购入库:可以引用采购订单,进行采购收货操作。
采购退货:可以引用采购入库单,进行采购退货操作。
采购付款:主要针对供应商,进行采购付款操作,可直接引用采购收货单进行付款操作。
应付账款:针对供应商记录应付账款,采购入库会产生应付账款。这个跟采购入库不同的是,这个是没有具体采购的商品资料。
注意:超易软件最大的特点就是可以根据每个角色权限组,显示自己功能模块所关注的界面。
如上图,采购部或只需要用到采购管理模块的操作员:可以像这样进行设置。当然这个用户也可以自行DIY设置。
超易仓库管理系统采购报价单主要是记录三家供应商的报价,采购员可以把这个作为采购申请的依据进行采购申请。
采购报价单起什么作用?
采购报价单:主要是采购部门人员,进行货比三家的询价对比,然后选中供应商对比,这里可以走审批流程,也可以不走审批流,根据企业实际需要来选择。
采购订单和采购报价单的关系:
采购订单,可以引用采购报价单,或者由采购报价单,直接生成采购订单。
如何增加采购报价单?
点击-导航栏-采购管理-采购报价单-增加
如图所示:主要参数说明:【采购部门】、【经手人】为必填字段。
填写供应商1,2,3的相关信息。
然后在【选中供应商】小ο中点选中标供应商,选中后,【中标供应商】会自动显示为点选的供应商。
采购订单起什么作用,是否必须要做采购订单才能做入库单?
采购订单:主要是对供应商下订单,可根据订单向供应商催货。订单不是必须要做的,如果不需要记录订单,可以直接做采购入库单。
采购订单对库存有啥影响?
向供应商下订单,注意做采购订单不会产生库存变化。
如何增加采购订单?
点击-导航栏-采购管理-采购订单-【增加】,可以新增一张采购订单。
采购订单和采购报价单的关系:
采购订单,可以引用采购报价单,或者由采购报价单,直接生成采购订单。
采购订单跟采购入库单的关系:
采购订单可以生产采购入库单,采购入库单也可以引用采购订单的内容。
入库管理规定参考
1、材料进仓时,仓库管理员必须凭送货单、检验合格单办理入
库手续;如属回用材料应凭回用单办理入库手续, 拒绝不合格或手续不齐全的材料入库, 杜绝只见发票不见实物或边办理入库边办理出库的现象。
2、入库时,仓库管理员必须查点物资品名、数量、质量、有关单据手续是否齐全等;否则,不得办理入库手续。未经办理入库手续的材料一律作待检材料处理放在待检区域内, 经检验不合格的材料一律退回,放在暂放区域,同时必须在短期内通知经办人员负责处理。
3、入库材料在未收到相应发票前,仓管员必须建立货到票未到材料明细账,并根据检验单等有效单据及时填开货到票未到收料单(在当月票到的可不开) ,在收到发票后, 冲销原货到票未到收料单,并开具材料票到收料单,月底将货到票未到材料清单上报财务。
5、入库单的填开必须正确完整,供应单位名称应填写全称并与发票单位一致,入库单上必须有保管员及经手人签字, 并且字迹清楚。每批材料入库合计金额必须与发票上的金额一致 。
6、因质量等原因而发生的退回产成品,必须由销售部相关人员填写退回处理单,办妥手续后方可办理入库手续。
采购入库单起什么作用?
采购入库单,是采购管理模块的必须功能点,必须做这个操作。此单据会产生应付款项,库存会相应增加。
采购入库单对库存的影响有哪些?
这个采购入库单:库存会增加。
采购入库单跟采购订单的关系?
采购入库单,可以引用采购订单的商品资料,也可以在采购订单那里快速生成采购入库单。
以下是采购入库单录入界面
主要参数说明:
【供应商】,【进货仓】,【采购员】为必填字段。
说明,对方的联系人,联系电话,联系人等字段属于选填字段。
采购退货单的作用?
主要是对采购收货单中,不合格商品、供应商送错的货品或重复下单的货品等进行退货处理。
采购退货单跟采购收货单的关系?
采购退货单可以引用采购收货单的商品资料进行退货。
如何做采购退货单
点击-导航栏-【采购退货】-【增加】即可增加一张采购退货单。
主要参数说明:
退货仓:从哪个仓库退货出去,此项为必填项。
供应商:退货给哪个供应商,此项为必填项。
采购员:负责退货处理的是哪个采购人员。
退货理由:为什么退货?
应付欠款管理
可以点击仓库管理系统首页的【应付欠款】功能。如下图所示,一目了然可以非常查看跟供应商的对账单,查看欠款情况。
采购付款:主要针对供应商进行付款操作。
应付金额中: 期末欠款 = 期初欠款+本期产生欠款-本期付款。
本期产生欠款单据:主要有采购入库单、采购退货单和应付记账单。
本期支付欠款单据:付款单。
付款单增加:
在【应付欠款】-进入【付款单】界面,点击【增加】按钮可新增一个付款单。
包含本单总欠款=除去本单欠款-本单还款金额。
点击确定之后,主界面本期支付欠款,期末应付款即时刷新了。